Know-How

Votre domiciliation professionnelle en Allemagne

Les entreprises françaises qui vendent sur le marché allemand font face à de nombreux sujets et oublient souvent un point aussi simple qu’essentiel dans leur démarche : afficher des coordonnés allemandes. Les documents commerciaux, les brochures et le site internet sont traduits, tout est adapté au client allemand, seules les coordonnées affichées le renvoient à l’entreprise en France.

Or ce point, d’apparence anodin, de devoir s’adresser à l’étranger, peut apparaitre comme contraignant voire suspicieux pour de nombreux clients allemands.

Dans l’article suivant, nous aborderons les différentes situations et vous expliquerons les avantages et les inconvénients de chaque solution afin que vous puissiez prendre les meilleures décisions.

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1. Qu’est-ce qu’une domiciliation en Allemagne ?

Une adresse commerciale en Allemagne (ci-après également appelée domiciliation) est une solution complète pour que vos clients allemands puissent vous contacter facilement. La domiciliation est généralement la solution la plus légère et économique pour un bureau virtuel et permet d’avoir une adresse postale et un numéro de téléphone allemands, un service de transfert du courrier et éventuellement un bureau ou une salle de réunion.

Avec un numéro de téléphone allemand, non seulement vous signalez votre présence locale à vos clients, mais facilitez aussi leur démarche pour vous contacter. Si vous n’avez pas de collaborateur sur place en Allemagne, les appels seront redirigés vers un numéro français de votre choix, de préférence attribué à un collaborateur germanophone qui prendra ces appels.

L’adresse postale allemande est également un gage de sécurité pour vos clients et qui vous permet de recevoir du courrier notamment des autorités locales.

Une adresse virtuelle peut également être complétée par un bureau ou l’utilisation d’une salle de réunion, utile si vous souhaitez recevoir des clients dans vos « propres » locaux.

Si vos employés travaillent depuis leur domicile et que votre entreprise n’a besoin de bureaux que de façon ponctuelle, une boîte aux lettres avec un bureau physique ou bien un bureau en co-working peuvent être une alternative à la location d’un bureau à plein temps.

2. Quand ai-je besoin d'une adresse professionnelle en Allemagne ?

Si vous vendez en Allemagne, soit par l’intermédiaire d’une boutique en ligne, soit par l’intermédiaire de représentants commerciaux, de revendeurs agréés, vous n’êtes pas légalement obligé d’avoir une adresse, seules les raisons mentionnées ci-dessus, notamment commerciales, justifierons une adresse/domiciliation locale.

En revanche, une adresse complète reste obligatoire en Allemagne si vous devez inscrire votre établissement au registre du commerce ou créer une filiale. Dans les deux cas, le registre du commerce vous demandera de fournir des coordonnées allemandes.

3. Les énormes avantages de la domiciliation ?

Louer directement un bureau en Allemagne peut s’avérer compliqué et onéreux :

  • frais de courtage
  • frais d’aménagement
  • versement d’une caution
  • entretien et nettoyage
  • câblage informatique
  • préavis long à respecter
  • rénovations souvent obligatoires en fin de contrat

Alors qu’en intégrant une solution clefs en main de domiciliation (avec location d’un poste de travail), vous :

  • maitrisez vos coûts de démarrage
  • réduisez considérablement l’effort logistique
  • vous concentrez sur les ventes
  • restez libre de pouvoir arrêter rapidement votre location

Dans tous les cas, nous vous conseillons fortement de ne pas afficher pour votre entreprise les coordonnées personnelles de votre employé basé en Allemagne. Deux raisons principales à cela : la première serait d’avoir à modifier toute votre communication s’il décidait de déménager pour des raisons privées. La deuxième serait, en cas de conflit avec votre salarié, de n’avoir que difficilement accès à vos courriers. Toutes les correspondances (commandes, action en justice, etc…) arriveront à son domicile.

4. Dans quelle ville allemande devez-vous domicilier votre entreprise ?

Vous êtes bien entendu libre de choisir la ville dans laquelle vous souhaitez installer votre adresse professionnelle. À noter tout de même, la Rhénanie du Nord Westphalie, région d’Allemagne la plus dense en population, très dynamique au niveau économique et surtout très facile d’accès pour les Français grâce notamment aux trains Thalys qui relient Paris à Cologne et Düsseldorf plusieurs fois par jour.

Cologne fait partie des villes les plus souvent choisies pour installer une entreprise française.

5. Que coûte la domiciliation en Allemagne ?

Les coûts d’une adresse commerciale dépendent principalement de la localisation et de l’étendue des services proposés. Lorsque vous comparez les prix, vous devez également prêter attention non seulement aux adresses et aux arrondissements où se trouvent vos bureaux, mais aussi à l’équipement de ces derniers.

Nous ne pouvons que vous recommander de vous rendre sur place pour vous assurer de l’aménagement et de la bonne condition des bureaux.

6. Comment trouver une adresse professionnelle en Allemagne ?

Il existe différents prestataires d’adresses professionnelles en Allemagne. vif Solutions est l’un des rares à proposer des adresses commerciales de très grande qualité en Allemagne, et ce avec un service francophone. Bien entendu, vif Solutions est une société de domiciliation agréée auprès de la préfecture et se fera un plaisir de vous accompagner dans votre démarche.

En savoir plus sur la domiciliation chez vif Solutions

Contact :
Cécile Cloudt
T.de +49 221 139 75 370
info@vif-solutions.com

7. Les points cruciaux avant de signer votre accord de domiciliation

La tarification est un des derniers points importants à aborder. Assurez-vous bien de ce qui est inclus dans les tarifs afin d’éviter tout malentendu. Une offre relativement bon marché peut se révéler très coûteuse par la suite.

Les entités de vif Solutions accompagnent depuis plus de 20 ans les entreprises et les institutions publiques sur les marchés allemand et français.

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ASSISTANTE DE PROJET | VIF SOLUTIONS

Cécile Cloudt