7 wichtige Infos zur Geschäftsadresse in Frankreich

Eine Geschäftsadresse in Frankreich (nachfolgend auch Domizilierung genannt) verkörpert eine umfassende Möglichkeit für ihre französischen Kunden, mit Ihnen möglichst einfach in Kontakt zu treten. Die Domizilierung steht dabei zumeist für die schlanke und kostengünstige Lösung eines virtuellen Büros und besteht in der Regel aus einer französischen Postanschrift und Telefonnummer, dem Service der Postweiterleitung und eventuell sogar aus einem Büro oder einem Besprechungszimmer.

Erwiesenermaßen zögern französische Kunden erheblich dabei, sich an eine deutsche Anschrift zu wenden oder gar eine deutsche Telefonnummer zu wählen. Letztlich ist dies aus der Angst begründet, auf einen Gegenüber zu treffen, mit dem man sich nicht unterhalten kann und unter einer Telefonnummer nur auf Deutsch bedient zu werden. Ihre Vertriebsabteilung mag noch so gut auf französischsprachige Telefonate vorbereitet sein: allein die deutsche Vorwahl vor Ihrer Hotline  wirkt in den meisten Fällen abschreckend auf französische Kunden.

Durch die französische Telefonnummer signalisieren Sie Ihren Kunden nicht nur Ihre Präsenz in Frankreich, Sie erleichtern Ihren Kunden sogar noch grundlegend die Kontaktaufnahme zu Ihnen. Sollten Sie keine Mitarbeiter vor Ort in Frankreich haben, werden die Anrufe auf eine deutsche Nummer Ihrer Wahl umgeleitet, die möglichst einem französischsprachigen Mitarbeiter zugeordnet ist, der diese Anrufe annimmt. Sie werden sehen, dass Ihre französischen Kunden eher auf einer solchen Telefonnummer anrufen werden, als auf einer deutschen.

Die postalische Anschrift belegt dem Kunden ebenfalls eine physische Präsenz in Frankreich und gibt ihm dadurch Sicherheit. Sie ermöglicht Ihnen darüber hinaus, Post von Kunden oder von Behörden zu empfangen.

Mittels des Services der Postweiterleitung wird Ihre komplette Eingangspost für Ihr Unternehmen in Empfang genommen und zu Ihnen nach Deutschland weitergeleitet.

Eine Domizilierung verleiht Ihnen somit eine glaubwürdige lokale Präsenz ohne strukturelle Kosten und trägt durch Ihre hohe Kommunikations-fähigkeit gleichzeitig entscheidend zur Kundenzufriedenheit bei.

Eine Briefkastenadresse kann darüber hinaus durch ein eigenes Besprechungszimmer aufgewertet werden. Dies ist in der Regel dann sinnvoll, wenn sie nicht nur Kunden vor Ort besuchen, sondern auch Kunden in Ihren eigenen Geschäftsräumen empfangen möchten. Diese physische Präsenz wird sich ebenfalls positiv auf das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Kunden positiv auswirken. Da es hier zu echten Kundenbegegnungen kommt, sollten Sie bei der Wahl Ihrer Büroräume unbedingt darauf achten, dass sie sich an einer gut erreichbaren und repräsentativen Adresse befindet, schließlich ist dies der erste Eindruck, den der Kunde von Ihrem Unternehmen gewinnt.

Sollten Ihre Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten und Ihr Unternehmen lediglich hin und wieder Büros für diese Mitarbeiter benötigen, kann eine Lösung der Briefkastenadresse mit einem physischen Büro, zum Teil sogar shared-desk, bei dem sich verschiedene Unternehmen einen Arbeitsplatz teilen, eine sinnvolle Alternative zur Anmietung eines Vollzeitbüros sein.

2.1. Rechtliche Grundlage

Einfach gesagt braucht jedes Unternehmen, das geschäftlich in Frankreich tätig ist, eine Geschäftsadresse. In einigen Fällen ist es nur kaufmännisch sinnvoll, in anderen jedoch rechtlich zwingend notwendig.

Haben Sie lediglich einen Vertrieb in Frankreich, entweder über einen Onlineshop oder über Handelsvertreter, Vertragshändler oder Vertriebsmitarbeiter im Home Office, so sind sie nicht rechtlich verpflichtet, eine Geschäftsadresse zu haben (Ausnahme: beim Vorliegen einer Betriebsstätte), allerdings macht dies aus den oben genannten Gründen kaufmännisch Sinn, da sie mit einer relativ geringen Investition den Umsatz positiv beeinflussen können.

Hierzu ein paar Tipps:

• Beginnen Sie mit einer positiven Vorstellung Ihres Unternehmens und
  Ihrer Erfahrung auf dem französischen Markt
• Beschreiben Sie anschließend ausführlich Ihre Produkte und deren
  Besonderheiten sowie die sprachlichen Anforderungen an Ihren
  potenziellen Vertriebspartner. Wir empfehlen Ihnen, nicht auf eine
  perfekte Beherrschung der deutschen Sprache zu bestehen, da Sie
  dadurch möglicherweise zu viele potenzielle Partner ausschließen.
• Stellen Sie anschließend Ihre professionellen Erwartungen an Ihren
  Vertriebspartner vor, z.B. ein bestehendes Netzwerk oder konkrete
  Vertriebs- und Marketingaktivitäten etc.

2.2. Domizilierungsvertrag

Eine Geschäftsadresse und damit ein Domizilierungsvertrag ist in Frankreich immer dann zwingend, wenn sie entweder eine Betriebsstätte in Frankreich im Handelsregister anmelden müssen oder sogar eine Tochtergesellschaft gründen. In beiden Fällen wird das Handelsregister von Ihnen einen Domizilierungsnachweis fordern.

Solche Domizilierungen dürfen in Frankreich nur durch bei einer durch die Präfektur zugelassenen Domizilgesellschaft bereitgestellt werden. Diese Gesellschaften müssen vor Gründung bei der Präfektur in Frankreich einen Antrag stellen, gewerbsmäßig Domizilierungen in Frankreich zur Verfügung zu stellen. Sie müssen dafür Nachweise der Zuverlässigkeit und der Seriosität erbringen. vif Solutions ist im Besitz einer solchen präfekturalen Zulassung und ist befugt, Domizilierungen in Paris anzubieten.

3.1. Minimal- und Maximallösung

Um den Vorteil einer Domizilierung, also einer Geschäftsadresse in Frankreich, ermessen zu können, sollte man sich zunächst die beiden Alternativen (Minimallösung und Maximallösung) vor Augen führen.

Die Minimallösung bestünde darin, dass überhaupt keine Kontaktadresse in Frankreich besteht. Zwar spart man sich damit etwas Geld, allerdings werden die Kunden, wie oben beschrieben, aufgrund der Sprachbarriere kaum Kontakt zu Ihnen aufnehmen, da sie befürchten, auf ein deutschsprachiges Gegenüber zu stoßen. Eine Domizilierung hat hier den großen Vorteil, der erleichterten Kontaktanbahnung.

Die Maximallösung bestünde in der Anmietung eines Büros in Frankreich. Gegenüber dieser Lösung bietet die Domizilierung noch sehr viel größere Vorteile:

Mieten Sie ein Büro an, ist das mit Maklerkosten und erheblichen Investitionen in die Büroausstattung verbunden. Darüber hinaus sollten Sie wissen, dass Mietverträge in Frankreich immer sehr lange (drei, sechs oder neun Jahre) laufen, sodass Sie sich in dieser Hinsicht sehr lange binden. Zudem werden sie dem Vermieter eine Kaution zahlen müssen. Von diesen ganz erheblichen Gesamtkosten abgesehen sollten Sie auch bedenken, dass Sie sich bei eigenen Büroräume um die gesamte Verwaltung kümmern müssen (Reparaturen, Reinigung, Informatik, Verkabelung etc.).

3.2. Finanzielle Aspekte

Mithin bietet die Domizilierung den großen Vorteil, die Startkosten möglichst gering zu halten und auch jederzeit kündigen zu können, insbesondere wenn sie feststellen, dass Ihr Vertrieb in Frankreich nicht so funktioniert, wie gewünscht. Nicht zuletzt reduzieren Sie den generellen Verwaltungsaufwand ganz erheblich und können Ihre Mitarbeiter das machen lassen, was sie am besten können, nämlich verkaufen.

Sie sind grundsätzlich frei, die Stadt, in der sie ihre Geschäftsadresse nehmen, zu wählen. Einige Unternehmen tun dies in Abhängigkeit ihrer Kunden. Sind die Kunden beispielsweise mehrheitlich im Süden Frankreichs ansässig, so wird sich sicherlich eine Domizilierung bzw. Geschäftsadresse im Süden Frankreichs empfehlen.

Einige Unternehmen entscheiden sich für eine Geschäftsadresse im Elsass, dies aber häufig primär aus dem falschen Verständnis, dass sie dort auf ein deutschsprachiges Umfeld treffen. Sollten Sie nicht ausschließlich im Elsass verkaufen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Standort nicht unbedingt dort zu wählen, denn das Elsass ist zum einen nicht wirklich gut erreichbar und hat zum anderen für viele Kunden in Restfrankreich immer noch den Charakter eines Randbezirks.

Wir empfehlen Ihnen ganz klar einen der zwei großen Wirtschaftsstandorte, nämlich Paris und Lyon. Beide Standorte haben den immensen Vorteil, eines sehr großen Renommees und haben darüber hinaus den Vorteil, dass sie von dort aus mit geringem Aufwand und schnell an alle Orte in Frankreich kommen. Paris ist übrigens mit Abstand die von Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum am häufigsten gewählte Stadt für eine Geschäftsadresse.

Die Kosten einer Geschäftsadresse hängen primär vom Standort und vom Umfang der Servicedienstleistungen ab.

Einige Anbieter in Frankreich bieten sehr günstige Startpreise (ca. 70,- € pro Monat) an, die allerdings nur absolute Basisleistungen beinhalten; sie müssen hier darauf achten, dass alle Zusatzdienstleistung (sogar die Tasse Kaffee!) mit erheblichen Aufschlägen berechnet werden, sodass die monatliche Belastung am Ende häufig höher ist als bei anderen Anbietern, die ein Rundum-Sorglos-Paket für eine höhere Festpreis (etwa 200,- bis 300,- €) anbieten.

Beim Vergleich der Preise sollten Sie auch nicht nur auf die Adressen und Arrondissements achten, in denen sich ihre Büros befinden, sondern auch auf die Ausstattung, sodass wir nur empfehlen können, sich die Räume einmal vor Ort anzuschauen. Aus Erfahrung können wir Ihnen sagen, dass viele sehr günstige Räume Besprechungszimmer vorhalten, in denen Sie Ihre Kunden besser nicht einladen wollen.

Es gibt ganz verschiedene Anbieter. vif Solutions bietet als einer der wenigen Anbieter in Paris und Lyon sehr hochwertige Geschäftsadressen an und zwar mit einem deutschsprachigen Service. Selbstverständlich ist vif Solutions eine bei der Präfektur zugelassene Domizilierungsgesellschaft und unterstützt Sie gerne bei Ihrem Vorhaben.

Kontakt:
Cécile Cloudt
T.de +49 221 139 75 370
info@vif-solutions.com

Das Unternehmen, das Ihnen eine Geschäftsadresse anbietet, sollte tatsächlich bei der Präfektur angemeldet sein. Hierzu können Sie sich den Bescheid vorlegen lassen, der von der Präfektur erstellt wurde. Darüber hinaus sollten Sie selbstverständlich darauf achten, dass die Vertragslaufzeiten nicht allzu lang sind, um ihnen eine gewisse Flexibilität zu ermöglichen, für den Fall, dass sie die Geschäftsadresse wechseln möchten oder dass Sie mit den Serviceleistungen nicht einverstanden oder unzufrieden sind.

Ein letzter wichtiger Punkt ist selbstverständlich die Preisgestaltung. Schauen Sie hier genau hin, was im Preis enthalten ist und wofür sie welche Tarife zahlen müssen. Ein vermeintlich günstiges Angebot kann sich nachträglich als sehr teuer erweisen. Ein wichtiger Aspekt ist sicherlich auch, zu prüfen, ob der Anbieter auch deutschsprachiger Mitarbeiter hat. Deutschsprachige Mitarbeiter bieten einen erheblichen Komfort in der täglichen Kommunikation und sind auch wesentlich besser in der Lage, Ihnen die Korrespondenz, die Sie nicht verstehen, kurz zu übersetzen.